오늘날 다양한 조직을 방문해보고 관찰해본 결과 가장 문제가 되는 부분은 방문자가 제한적인 검사를 하는 시설로 들어갈 때, 직원들이 배지를 차고 시설로 들어가면서 증명서 형태로 제시하도록 요구되고 있다는 사실이다. 일부의 경우, 방문자들은 등록부에 이름을 기재하고 스티커 라벨이나 몸에 차는 출입증을 건네받는다. 그렇게 그 방문자는 건물 안으로 들어간다. 그렇다. 그들은 가끔 안내를 받지만, 많은 경우 이것이 첫 만남이다. 우리는 방문자에 대해 더 많은 것을 알아야 하지 않는가? 그가 자신이 말한 그 사람이 맞는가? 그가 가고 있는 곳은 허가된 곳인가?
수년에 걸쳐 회사들은 직원 인증과 확인추적 접근에 있어서는 일을 잘해냈다. 하지만 불행히도 많은 경우의 방문자들은 간과되고 있다. 특히, 대부분의 주요 보안관리 체계들이 직원 접근을 추적하는 데 이용되고 있고, 복잡한 방문자 관리 시스템을 가지고 있다는 사실은 문제가 있다. 방문자들은 약간의 추가 투자로 관리될 수 있고 통제가 되기 때문이다.
배지 부착과 출근통제 시스템, 혹은 통합된 방문자 관리 시스템으로 회사들은 효과적으로 방문자 감시를 위한 규칙을 제정할 수 있다. 운영자들은 출입 통제 특권을 권한 있는 방문객들에게 배당해 방문객들이 특정 위치에서 추적되는지를 확인할 수 있다. 그들은 더 이상 수동 시스템이나 방문자 기록을 이용하지 않아도 된다. 현재 사용자들은 방문자들을 추적하고, 그들의 활동을 확인할 수 있는 데이터베이스를 유지할 수 있다. 이런 능력들이 사용함됨에 따라, 작은 조직도 최소한 자신들의 직원들에게 하는 것과 같은 방식으로 방문자들에 대한 통제를 해야 한다고 주장할 수도 있겠다.
방문자 관리에 있어서 또 한 가지 중요한 측면은 국가 보안을 위한 것을 포함해 보안, 감시·관리 권한, 인원 제한 그리고 기타 이유로, 시설물에 허용되지 않는 인물의 목록을 유지하는 능력이다.
방문자 관리 시스템은 방문객에게서 사진과 서명을 요구할 수 있으며 회사는 이런 항목들을 저장된 정보와 대조할 수 있다. 그런 확인은 보안적인 우려뿐 아니라 법적인 이유에서 더 중요해지고 있다. 예컨대, 방문자 관리 시스템은 회사가 미국에서 ‘HSPD-12’와 ‘사베인-옥슬리 법(SOX)’에 부합하는 영업을 하는 데 도움이 될 수 있다.

여러 조직에서 직원들이 시설 내로 들어가려면 검사와 확인을 받지만
방문자들은 최소한의 조사로 입장이 허가된다.

HSPD-12의 개시로, 논리적·물리적 출근통제의 융합이 의무화되고 있다. 그 법은 모든 연방 정부 직원들과 계약자들에게 연방 관리시설에 대한 물리적 접근과 정보 시스템들에 대한 논리적 접근 모두에 사용될 공통 신분증명서를 요구한다. 반면, SOX는 최고정보관리자(CIO)가 재무 데이터를 관리하고 보고하는 시스템들의 보안, 정확성 그리고 안정성에 책임을 져야 한다고 주장한다.
여러 회사들은 수출 금지된 국가들에 대한 노출 가능성으로 인해 세관 관리들의 기대를 충족해야 한다. 방문자 관리로 모든 방문자들은 여러 국가에서 의무 사항인 금지된 인물 목록에 따라 조사를 받을 수 있다. 방문자 관리 솔루션은 출입통제 프로그램의 핵심이 되고 있다.

소프트웨어적인 혜택
방문자 관리 시스템들이 보안 개선의 하드웨어적인 혜택을 제공하는 반면, 그것은 또한 회사의 편에 긍정적인 이미지를 반영함으로써 방문자들에게 소프트웨어적인 혜택을 줄 수 있다. 예를 들어 체크인이 훨씬 빨라질 수 있다. 그 시스템은 자동으로 방문자의 호스트에게 도착 또는 출발시, 사진을 포함한 이메일을 전송한다. 그 시스템은 현장 라벨, 사진이 있는 신분증 또는 일반 방문자 배지 등을 출력할 수 있다. 시스템들은 또한 방문자의 지위에 따라 배지의 색상 코드를 정할 수도 있다.  
조직이 대규모 집단 방문자를 맞이할 경우, 그들은 이름과 정보를 미리 준비해 그들이 도착할 때 바로 준비된 배지 부착을 하도록 할 수 있다. 이것은 로비 안팎으로의 움직임을 능률적으로 만든다. 그룹들은 로비를 통해 신속히 처리될 수 있다. 이것은 고객 서비스 도구로 볼 수도 있다. 방문자들이 기다리게 하지 않는 것이 고객의 행복을 뜻할 수도 있기 때문이다.

핵심요소
우선, 방문자 관리 소프트웨어는 조직의 보안 관리 시스템과 완전 통합되어야 한다. 대부분의 주요 기업 소프트웨어 시스템들에는 방문자 관리 모듈이 포함된다. 방문자 관리 소프트웨어 모듈이 포함해야 할 몇 가지 핵심 요소들에는

방문객 사진을 포함하는 옵션과 더불어 방문객의 출입에 대한 호스트의 자동 이메일 전송 방문자 배지나 라벨 인쇄 유효 방문객, 만기 임박 방문객, 무효 방문객 등을 위한 색상 코드 설정 방문객별로 정해진 출입 안내 회사의 인트라넷으로의 인터페이스 하드웨어 요소들에는 카메라, 전자 서명 패드, 운전사 면허증/명함 스캐너와 카드 인쇄기 등이 포함될 수 있다.
카메라
어떠한 종류의 디지털 카메라도 사용될 수 있지만, 대부분의 조직들은 USB 인터페이스의 고해상도 결과물과 플래시, 줌 렌즈가 있는 비디오카메라가 더욱 적합하다고 여긴다. 이런 종류의 카메라는 실시간 대상 설정과 장면 조정 그리고 보안 관리 소프트웨어 제어와 동기화된 결과물을 제공한다. 그런 카메라는 더 밝은 플라스틱 카드나 접착 테이블에 인쇄될 이미지를 제공할 것이다.
전자 서명 패드
더 고도화된 방문자 관리 시스템들에서는 누구나 등급이 있는 출입 인증체계를 만들기를 원한다. 사진 신분증을 확인하는 것과 더불어 개인의 서명을 확인하는 것이 한 방법이다. USB 포트에 활성 전자기 센서들을 연결한 간편하고 이동성이 있는 패드는 어떠한 안내 데스크, 사무실 또는 데이터베이스에 이미 들어 있는 서명과 맞춰볼 수 있는 고품질 전자 서명을 제공하는 분야에도 잘 맞는다. 그리고 그 패드가 서명, 소프트웨어, 암호화, 압축 그리고 인증에 대해 ‘E-사인’을 준수하는지 확인하면 된다.
스캐너
운전자 면허증·명함 스캐너는 사용하기 쉽고 사용자에게 신속하게 신분증 이미지 및 적절한 데이터 영역에 해당 문자 정보를 제공할 수 있다. 이런 스캐너들은 간편해서 어느 안내 데스크나 사무실에도 편리하게 사용할 수 있다. 스캐너는 안내원들이 아이템들을 연속으로 공급할 수 있게 해야 하는 반면, 이미지 처리는 배경에서 자동으로 이루어진다. 스캔 시간은 평균 카드당 3초 내외이다.
스캐너들은 처리된 데이터를 자동으로 저장함으로써 인적 오류를 줄여준다. 선택된 스캐너는 사진, 명함, 신분증, 글자가 새겨진 플라스틱 신용카드, 그리고 물론, 운전 면허증 등을 스캔할 수 있을 것이다.
카드 프린터
사용자들은 카드 또는 라벨에 인쇄된 고해상도 이미지를 출력할 수 있는 열전도 프린터를 필요로 한다. 그것들은 선명한 문자, 로고, 그림, 서명 그리고 바코드를 몇 초 안에 인쇄할 수 있어야 하고, 내구성이 있어야 한다.

보안 개선, 편의성 개선
방문자 관리 시스템을 사용하면 직원들은 접근 권한에 따라 방문자들을 안내할 수 있기 때문에 그 조직은 방문객들의 체크인을 더 빠르게 제공할 수 있다. 조직들은 또한 그들이 누구이며 누구를 보려고 하는가에 따라 방문자들의 접근 권한을 배정할 수 있다. 경비원들이 경우에 따라 패스를 발급할 수도 있다. 
방문자 관리 시스템으로 회사들은 방문객들에게 그들이 직원들에게 하는 것과 동일한 이용이 쉽고, 자동화된 방식의, 모두를 위한 보안과 편의성이 개선된 출입통제를 제공한다. 
<글 : Andy Geremia, Marketing Manager, Schlage electronic security / Ingersoll Rand Security Technologies(www.schlage.com)>

[월간 시큐리티월드 통권 제150호 (info@boannews.com)]
<저작권자: 보안뉴스(www.boannews.com) 무단전재-재배포금지>