단체 메일(동보 메일) 발송시 반드시 ‘숨은 참조’나 ‘개별발송’ 기능으로 수신자 정보 숨겨야
KISA, 2018 주요 개인정보 침해사고의 하나로 동보 메일 선택

[보안뉴스 원병철 기자] 최근 대량 메일을 발송하면서 메일을 받는 수신자를 별도의 ‘숨은 참조’나 ‘개별발송’ 기능으로 숨기지 않아 이메일 등 개인정보가 유출되는 사고가 끊이질 않고 있다. 실제로 매일 여러 건의 보도자료를 받는 기자 역시도 이러한 개인정보 유출사고를 자주 겪을 정도로 꾸준하게 발생하지만, 이에 대한 관계자들의 개인정보보호 인식은 아직 바닥 수준이다.


▲기자가 받은 보도자료 이메일. 받는 사람에 231명의 기자 명단이 고스란히 노출됐다. 이름과 직책, 소속과 이메일을 확인할 수 있다[자료=보안뉴스]

신세계 면세점을 운영하는 신세계디에프는 지난 1월 17일 개인정보 이용안내 메일을 보내면서 고객 이름, 생년월일, 연락처, 여권번호, 이메일, 출국정보 등 개인정보를 고스란히 노출했다고 공지했다. 지난해 한차례 개인정보를 유출해 홍역을 치렀던 위드이노베이션 역시 새해 개인정보 이용내역을 통지하는 과정에서 고객 이메일을 유출했다. 위드이노베이션은 공지를 통해 유출된 항목은 이메일 주소 1개라면서 재발방지를 약속했다.

삼양식품과 한국콘텐츠진흥원, 가톨릭중앙의료원은 입사지원과 관련해 합격 여부를 이메일로 발송하면서 다른 응시자들의 이메일을 노출하는 사고를 저질렀다. 특히, 삼양식품은 약 2,000여명의 이름에 이메일 등 개인정보를 유출했고, 가톨릭중앙의료원도 약 150여명의 개인정보를 유출한 것으로 알려졌다.

한국인터넷진흥원(KISA)은 ‘2018년 주요 개인정보 침해사고’ 중 하나로 이러한 ‘관리자 실수(이메일 동보발송 등)에 의한 개인정보 유출’을 꼽았다. KISA 박성우 개인정보점검1팀장은 “이메일 동보발송 시 사용자 실수로 다른 사람의 이메일 주소가 노출되면 개인정보 유출”이라면서, “이러한 실수로 개인정보가 유출되면 5일 이내에 해당 정보 주체에게 통지하고, 유출된 개인정보가 1,000건 이상이면 소관부처와 KISA에 신고해야 한다”고 설명했다.

단체 메일은 대부분의 이메일에서 간단한 세팅만으로 설정할 수 있다. 이 때문에 KISA에서도 이러한 유형의 개인정보 유출을 ‘사용자 실수’라고 설명하고 있다. 업무용 이메일로 주로 사용하는 마이크로소프트의 ‘Outlook’은 메일을 보낼 때 ‘새 전자 메일-상단 옵션 항목-숨은 참조’를 선택해 ‘숨은 참조’ 항목을 활성화한 후, 받는 사람을 ‘숨은 참조’에서 선택하면 된다(아웃룩 2016 기준). 혹은 ‘오피스 플러그인’ 등 아웃룩 플러그인 무료 프로그램을 사용하면 좀 더 쉽게 ‘개별발송’ 기능을 사용할 수 있다.

이러한 숨은 참조 기능과 개별발송 기능은 아웃룩 외에도 네이버, 다음, 지메일 등 국내외 대표 포털에서 제공하는 이메일에서도 모두 제공하기 때문에 기본 설정에서 빠트리지 않고 설정한다면 매번 메일을 보낼 때 체크하지 않아도 각각 받을 수 있도록 메일이 발송된다.

이처럼 단체 메일을 보내면서 사용자의 실수로 메일 수신자의 이메일 주소 등 개인정보가 유출되는 사고는 말 그대로 ‘사고’지만, 의외로 많이 발생하고 있다. 게다가 단순한 실수라고 넘어가기에는 그로 인한 피해가 너무 크고 회복하기 어렵다. 이에 단체 메일을 보낼 때는 메일에서 제공하는 숨은 참조나 개별발송 등의 기능을 반드시 설정함으로써 개인정보가 유출되는 일이 없도록 해야 한다.
[원병철 기자(boanone@boannews.com)]

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