기업 내 문서 보안 관제 시스템 구축 사례

그동안 2회에 걸쳐 문서유출과 개인정보보호법에 대한 이야기를 해왔다. 첫 번째 기고에서는 기업 내 종이 문서를 통한 정보유출 방지를 주제로, 정부유출의 1/4이 복사와 종이문서로 인해 이뤄지며, 이를 막기 위한 문서보안 솔루션이 필요하다는 내용을 다뤘었다. 두 번째 기고에서는 금융기관의 발 빠른 개인정보보호법 대응 사례를 통해 실제 기업에서 이뤄지는 방안에 대한 이야기를 나눴다. 그리고 마지막 기고인 이번 호에서는 ‘문서 보안관제 시스템’을 통한 개인정보 유출 방지방안에 대해 이야기 하고자 한다.

김 희 수 │ 신도리코 솔루션사업부 부장(heesu@sindoh.com)

기업 보안담당자와 컨설팅을 진행하다 보면 “우리 기업은 개인정보를 거의 가지고 있지 않아요, 직원들 인적 사항 정도 있는데 굳이 고가의 개인정보보호법 대응 솔루션을 구축할 필요가 있을까요?”라는 질문을 많이 받는다. 이는 제조업 기반 기업에서 주로 얘기하는 말인데, 사실 그렇게 틀린 말은 아니다. 하지만 개인정보는 기업이 보호해야 하는 중요한 자산 중에 하나일 뿐이고, 이외에도 많은 종류의 보호해야 될 중요 정보가 기업에게는 분명히 있다. 이러한 정보들이 종이를 통해 유출되지 않도록 예방하는 역할은 물론 사후 유출 시에도 이를 확인하고 대응할 수 있는 시스템이 ‘문서 보안관제 시스템’이다. 따라서 이러한 시스템을 구성하기 위해서는 다양한 기술이 필요하게 된다.

워터마크·마스킹·은닉부호 출력

종이문서 보안의 기본 기능으로는 문서 출력 시 누가 언제 출력했는지를 종이문서에 강제로 출력하게 하는 워터마크 기술이 있다. 이 기술은 기업이 필요한 워터마크나 인쇄자 정보 또는 바코드를 문서에 함께 출력함으로써 출력물 실명제가 가능하며, 출력해 놓고 찾아가지 않은 문서의 주인도 찾아줄 수 있어 간단하면서도 효과적인 좋은 솔루션으로 평가 받는다. 워터마크 출력을 위해서는 사용자 PC에 에이전트를 설치하고 이를 사용자가 임의적으로 제거할 수 없도록 중앙에서 통합·관리하는 서버를 운영해야 보안효과를 높일 수 있고, 최근에는 에이전트 없이 구현하는 방법까지도 기술발전이 진행 중에 있다

종이 문서에 개인정보가 있을 경우, 일부 정보에 마스킹을 하여 개인정보 유출을 사전에 차단하거나, 문서에 은닉부호를 출력하여 사후 개인정보 및 기업기밀이 유출되었을 경우 은닉부호의 정보를 통해 출력자를 추적할 수 있도록 하는 최첨단 기술까지 발전했다(그림 1).

「구축사례」 정부기관 A의 ‘은닉부호 출력 솔루션’

최고의 정부기관인 A에 구축한 신도리코의 ‘은닉부호 출력 솔루션’은 출력자를 문서 내에 은닉하여 출력하게 하는 새로운 기술로, 기존의 워터마크 출력보다 한 단계 업그레이드 된 기능이다. 이 기술은 특허까지 등록한 기술로써, 유출된 문서 일부만 있어도 출력자를 확인할 수 있는 가장 높은 수준의 보안기능 갖춰 담당부서에서 큰 만족도를 보이고 있다. 정부기관 A에서는 모든 문서에 은닉부호를 출력함으로써 문서 유출을 통합 관제할 수 있게 되었다.

사용자 인증 솔루션

문서의 사용자를 확인하기 위해서는 사용자 인증 솔루션의 도입이 필요하다. 지금은 사원증은 물론이고 지문 등 다양한 인증 솔루션을 지원하고 복합기는 물론 프린터까지 지원이 가능하다. 사용자 인증 솔루션은 기간망 내 인사정보와 연동하여 사용하는데 입·퇴사자 관리도 자동으로 지원함으로써 관리부문 효율이 매우 높은 것이 특장점이다(그림 2).

문서 보안관제 시스템

문서 보안관제 시스템은 기업 내에서 발생하는 모든 종이와 전자문서를 한데 모으고 이를 관제할 수 있어야 한다. 복사, 팩스, 출력, 스캔한 모든 이미지를 보안관제 서버로 전송해 저장하면서, 동시에 누가 언제 어떤 기계로 얼마나 출력했는지에 대한 사용 이력까지도 함께 저장하도록 구현되어 있다. 또한, 저장된 이미지는 OCR을 통해 문자를 추출하게 되는데, 보통 한대의 OCR 서버를 통해 월 100만장의 이미지에서 문자를 추출할 수 있다. 초기에는 한글 OCR의 기술의 불안정성이 높았지만 지금은 90% 이상의 인식률을 보일 정도로 기술이 증진되어 이제는 만족할 수준의 정보 관제가 가능하게 되었다. 중요한 단어의 포함내역을 바로 감지하여 관리자에게 바로 알려주는 알림 시스템도 개발되어 있다.

「구축사례」 B 카드사

B 카드사에 제공한 신도리코의 문서 보안관제 시스템은 매주 직원별로 개인정보를 출력한 사용량을 팀장에게 자동 전송하는 기능이 특별하다. 매주 보고서를 통해 팀원들의 개인정보 사용량을 알 수 있고 사용량 변화도 한눈에 볼 수 있다. 지난 달 지방 영업소에서 갑작스럽게 개인정보의 출력이 늘어난 것을 바로 알고 미리 정보유출가능성에 대한 방지와 대응을 할 수 있었던 것도 문서 보안관제 시스템 덕분이었다(그림 3).

3달에 걸쳐 문서보안솔루션 기술들을 연재했다. 문서보안·개인정보보호에 관련된 대표적인 기술을 소개했지만 기업마의 서로 다른 니즈에 따라 구현해온 개발구축 과정을 지면에 표현하기에는 한계가 있었다. ‘아는 만큼 보인다’라고 했던 것처럼 문서보안도 알면 알수록 놀라운 기술들을 확인할 수 있다. 그리고 무엇보다도 큰 비용 없이도 기업에 안성맞춤으로 제공되는 솔루션도 많다. 때문에 정말 필요하다고 생각되면 전문가의 도움을 받아보는 것도 좋은 방법이다. 무엇보다 국내에서 가장 많은 기업과 만나서 기업마다의 다양한 니즈를 충족하며 사용성과 만족도 높은 솔루션으로 개발구축 진화해온 신도리코와의 만남에는 비용이 들지 않으니까 말이다.

<글 : 시큐리티월드 편집부>

[월간 시큐리티월드 통권 제197호(sw@infothe.com)]

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