클라우드를 활용한 좌석예약시스템 스마트오피스 도입

[보안뉴스 박미영 기자] 조달청이 중앙부처 최초로 자율적으로 업무공간을 선택할 수 있는 스마트오피스를 운영한다. 조달청은 수평적 조직문화 확산과 일하는 방식 혁신을 위해 1개층(1개국 4개과)에 스마트오피스를 시범 도입하고 지난 23일 개소식을 개최했다.


[사진=조달청]

정부청사관리본부와 함께 ‘2021년 업무공간 혁신 시범 사업’의 일환으로 진행한 이번 스마트오피스 구축은 자율좌석제, 페이퍼리스(Paperless), 열린 소통 공간 등 수평적 사무 공간을 통한 업무 효율성 확보가 핵심이다.

먼저, ‘자율좌석제’를 도입해 직급 순으로 자리를 배치하는 기존의 권위적 사무실 문화를 수평적·자율적 조직문화로 혁신했다. 자율좌석제는 부서 간 장벽을 허물고 개인의 업무 특성과 상황에 따라 다양한 공간 선택지를 제공해 업무효율을 극대화하는 것으로, ‘좌석예약시스템’ ‘행안부클라우드시스템(G드라이브)’ ‘클라우드 프린팅’을 활용했다.

선호가 높은 창가 좌석에는 오픈형 데스크를 배치했고, 온라인화상평가에 적합한 집중근무실을 설치하는 등 다양한 좌석 선택지를 마련해 직원들의 선택의 자율성과 업무효율성을 높였다.

수평적 배치와 개인 간 칸막이도 최소화해 직원 간 소통의 기회를 넓혔다. 업무공간 중앙에는 ‘오픈 커뮤니티(Open Community)’를 마련해 직원들의 자유로운 의사소통과 휴식의 공간으로 활용할 수 있도록 했다.

카페 같은 분위기의 다양한 만남 공간은 물론 폰부스 겸 1인 휴식공간을 마련하는 등 직원들을 위한 편의시설을 확충했다. 개별 보관하던 각종 규정집, 정책자료집 등은 한곳(라이브러리)으로 모아 공유하도록 했다.

이번 스마트오피스 구축은 개별 사무기기 축소 등 기존 비효율적 공간을 재활용해 예산 절감은 물론 직원들에게 쾌적한 사무환경을 제공했다. 특히, 국·과장실을 축소해 남은 공간은 영상회의실, 녹음방지회의실 등 특색 있는 회의공간으로 탈바꿈시켜 공간 활용을 극대화해 효율적인 업무공간을 확보했다.

김정우 조달청장은 “스마트오피스 구축은 단순한 사무환경 정비가 아니고 공간의 변화와 선택의 자율을 통해 조직문화를 변화시키는 혁신적인 작업”이라며, “앞으로도 정보통신기술과 MZ세대 요구에 맞는 다양한 공간 활용 방안 등을 스마트오피스에 적용시켜 타 기관에도 확산시키는 계기가 될 수 있도록 노력하겠다”고 말했다.
[박미영 기자(mypark@boannews.com)]

<저작권자: 보안뉴스(www.boannews.com) 무단전재-재배포금지>